Interview mit Jan BehrendtThema E-Rechnung
Was bedeutet die Einführung der E-Rechnung für Unternehmen im Handwerk konkret?
Jan Behrendt: Die E-Rechnung ist ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung, die auch das Handwerk betrifft. Sie ermöglicht es, Rechnungsinformationen elektronisch zu übermitteln und zu verarbeiten, ohne Medienbrüche wie Papier oder PDF-Dokumente. Ab dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Das betrifft also nahezu jeden Betrieb und spart im Idealfall nicht nur Zeit und Kosten, sondern schafft auch Transparenz und Effizienz in den Geschäftsprozessen.
Welche Fristen und rechtlichen Vorgaben sollten Betriebe im Blick behalten?
Jan Behrendt: Die Empfangspflicht für E-Rechnungen gilt ab dem 1. Januar 2025, und zwar für alle Unternehmen. Ab dem 1. Januar 2027 sind größere Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro dazu verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen und zu versenden. Für kleinere Betriebe unterhalb dieser Umsatzgrenze greift diese Pflicht dann ab 2028. Wichtig ist auch zu wissen, dass die Verpflichtung nicht für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro, Fahrkarten oder steuerfreie Leistungen gilt.
Werden auch die Beitrags- und Gebührenbescheide der Handwerkskammer zukünftig nur noch elektronisch versandt?
Jan Behrendt: Nein, unsere Beitrags- und Gebührenbescheide fallen nicht unter die gesetzlichen Regelungen zur E-Rechnung, da sie keine Rechnungen im rechtlichen Sinne darstellen. Unsere Mitgliedsbetriebe erhalten diese Bescheide weiterhin wie gewohnt per Post. Allerdings wird auch hier an digitalen Lösungen gearbeitet.
Was müssen Betriebe konkret tun, um die Vorgaben zur E-Rechnung zu erfüllen?
Jan Behrendt: Zunächst sollte sichergestellt werden, dass der Empfang von E-Rechnungen technisch möglich ist. Ein E-Mail-Postfach reicht aus, aber es ist ratsam, eine separate Adresse, z. B. rechnung@ihr-unternehmen.de, einzurichten. Für die Verarbeitung benötigen Betriebe je nach Rechnungsformat passende Software. Rechnungen im Format „XRechnung“ sind beispielsweise nur maschinell lesbar und erfordern daher eine Visualisierungssoftware. Ebenso wichtig ist die revisionssichere Archivierung der Rechnungen, die mindestens zehn Jahre lang erfolgen muss.
Wie können Betriebe prüfen, ob sie gut vorbereitet sind?
Jan Behrendt: Am besten sprechen Betriebe mit ihrem IT-Dienstleister oder Software-Anbieter, um sicherzustellen, dass die verwendete Software die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Auch Steuerberatungsbüros können unterstützen, indem sie prüfen, ob die Kanzleisoftware angebunden werden kann. Darüber hinaus bietet sich mit der Einführung der E-Rechnung die Gelegenheit, die Prozesse im Unternehmen insgesamt zu digitalisieren und effizienter zu gestalten.
Welche Unterstützung bietet die Handwerkskammer in diesem Bereich?
Jan Behrendt: Wir möchten unseren Mitgliedern den Übergang so einfach wie möglich machen. Deshalb bieten wir eine kostenfreie digitale Infoveranstaltung am 23. Januar 2025 an. Dort erklären wir alle wichtigen Details zur E-Rechnung, von der rechtlichen Grundlage bis hin zu praktischen Umsetzungsbeispielen. Außerdem stehen unsere Beraterinnen und Berater für individuelle Fragen zur Verfügung.